国家公派留学项目——国家公派出国留学研究生办理派出手续的说明(2018)

发布时间:2016-06-14浏览次数:5116来源:


一、发放给学生的公派留学材料清单

学生可在所在院(系)负责公派留学的老师处领取到如下材料:

1.《国家留学基金资助出国留学资格证书》(1份)

2.《资助证明》(英文,2份)

3.《资助出国留学协议书》(6份)

4《关于国家公派出国留学的学生办理档案、户籍手续的说明》(1份,仅发放给攻读学位或从事博士后研究人员

5.《(派出)在读证明》(英文,1份)

6.国家公派留学项目录取通知书(复印件,1份)

7.《国家公派出国留学研究生办理派出手续的说明》(1份)


二、办理派出手续注意事项

学生需登录国家留学网自行下载《出国留学人员须知》,根据《须知》的规定及要求办理相关手续:

http://www.csc.edu.cn/attached/file/20160129/20160129143226_1296.pdf

(一)护照

一般来说,应在本人户口所在地的市、县公安局出入境管理部门办理护照。

户口未迁到学校的同学,也可在哈尔滨办理护照,办理时需向出入境管理部门额外提供《在读证明》原件一份。

学校不统一组织学生办理护照。

办理护照的相关费用由学生自行承担。

注意事项:若护照申办人的户口所在地曾发生迁移(例如:因上学,学生将户口从沈阳迁至哈尔滨),且户口变动未满10年,那么在办理护照时出入境管理部门可能会向原户籍所在地发送核查函,核查无误后才可继续办理。核查周期较长,一般为10-15天或更长。因此,有此类情况的学生应提前办理护照,以避免耽误办理签证等手续。

(二)(派出)在读证明

公派学生办理签证时需向各驻华使领馆签证中心提交派出单位的《(派出)在读证明》,已经和录取材料一起发放给被录取人,详见一、发放给学生的公派留学材料清单。如有问题,请与博尔曼娱乐刘杨老师联系:

办公地点:博尔曼娱乐教研处,行政楼327

联系电话:86403286

注意事项:《(派出)在读证明》中包含学生的学籍信息和公派留学信息,在办理外方入学手续及签证时,不需另行准备《在读证明》。

(三)预毕业证明

部分出国攻读博士学位的硕士研究生在办理留学单位入学手续或签证时,根据相关要求,需提供最高学历/学位证书、或包含预计毕业时间在内的证明文件。根据这一情况,可办理《预毕业证明》。

办理时间:每周一、四,8:00-11:3013:30-17:00(周一提交,周四领取;周四提交,下周一领取)

人:刘杨老师

办公地点:博尔曼娱乐教研处,行政楼327

联系电话:86403286

相关要求:办理《预毕业证明》的学生需向博尔曼娱乐提交《在读证明》(中文)复印件。《在读证明》可通过研究生成绩证明/在读证明自助打印系统自行办理。《在读证明》办理地点:一校区图书馆一楼大厅、明德楼一楼师生服务中心大厅自助打印区;二校区主楼一楼阳光大厅。

注意事项:需办理《预毕业证明》的同学请提前与刘杨老师联系。

(四)中文成绩单及成绩单/学位证/毕业证英文翻译件

1.应届本科毕业生

无论是否已办理毕业离校手续,均可在本科生系统预约办理中文成绩单及成绩单/学位证/毕业证英文翻译件后,到师生服务中心本科生院窗口领取。

人:付珊珊、张立强、陈复光老师

办公地点:明德楼一楼师生服务中心,本科生院窗口

联系电话:862101658621016786210168

2.在读硕士研究生

1)本科阶段的中文成绩单及成绩单/学位证/毕业证英文翻译件,需在本科就读院校相关管理部门办理,如档案馆、教务处等。

2)硕士阶段中文成绩单及成绩单英文翻译件:

一校区的同学可在图书馆一楼、明德楼一楼师生服务中心大厅自助打印区自助打印系统办理;二校区的同学可在二校区主楼一楼阳光大厅自助打印系统办理。

3.应届硕士毕业生

1)本科阶段的中文成绩单及成绩单/学位证/毕业证英文翻译件,需在本科就读院校相关管理部门办理,如档案馆、教务处等。

2)硕士阶段中文成绩单及成绩单英文翻译件:

如未办理离校手续,一校区的同学可在图书馆一楼、明德楼一楼师生服务中心大厅自助打印区自助打印系统办理;二校区的同学可在二校区主楼一楼阳光大厅自助打印系统办理。

3)硕士学位证/毕业证英文翻译件:

应届硕士毕业生可在获得学位证书后,于放假前登录研究生管理系统提交学位证英文副本申请办理硕士学位证书英文副本,办理周期为三个工作日,详见下图:

联 系 人:于航老师

办公地点:明德楼一楼师生服务中心,博尔曼娱乐窗口

联系电话:86214752

注意事项:硕士毕业证翻译件需到档案馆进行办理。

4.在读博士生

1)本科、硕士阶段的中文成绩单及成绩单/学位证/毕业证英文翻译件,需在本科就读院校相关管理部门办理,如档案馆、教务处等。

2)博士阶段中文成绩单及成绩单英文翻译件(包括硕博连读/本博连读):一校区的同学可在图书馆一楼、明德楼一楼师生服务中心大厅自助打印区自助打印系统办理;二校区的同学可在二校区主楼一楼阳光大厅自助打印系统办理。

(五)选择留学服务机构

学生在办理签证、订机票等手续前,需先登录国家留学基金管理委员会“国家公派留学管理信息平台”选择留学服务机构。

建议:

选择留学服务机构前,建议先确定计划预定的国际机票的国内出发城市,就进选择留学服务机构,以便于出国前办理领取报到证、机票、生活费等手续,如:赴澳大利亚留学人员如果选择从广州出发,建议选择广州留学人员服务管理中心为留学服务机构。留学服务机构如下:

机构名称

地址

办公电话

传真

邮箱

教育部出国留学服务中心,出国处

http://www.cscse.edu.cn

办理签证

订购机票

北京市海淀区北四环西路56号辉煌时代大厦6-12

100080

010-62677800   

010-62677653

chuguo@cscse.edu.cn   

教育部出国人员上海集训部

http://jxb.shisu.edu.cn   

办理签证

订购机票

上海市虹口区东体育会路410

200083

021-65440013   

021-65442187   

 

广州留学人员服务管理中心,高层次人才服务部

http://www.gzscse.gov.cn

办理签证

广东省越秀区小北路2667

(510050)   

020-83137599   

020-83557156   

grb@gzscse.gov.cn

办理照会、机票,领取报到证、生活费

020-83516924   020-83567780 020-83568037

(六)签证

学生可自行办理,或通过留学服务机构办理签证。签证费(包括办理签证的体检费用)及留学服务中心收取的服务费由学生自理。

(七)《资助出国留学协议书》公证

《资助出国留学协议书》需办理公证,可自行到县级以上、具有涉外能力的公证处办理,或在哈尔滨市公证处进行办理,相关费用自理。

哈尔滨市公证处地址:道里区西十六道街23号(可乘64路公交车至新一百站下车)。电话:0451-84649114;张秀云,13895705606

详见:http://www.csc.edu.cn/chuguo/s/53

(八)交验《资助出国留学协议书》

经公证的《资助出国留学协议书》需在出国前三周提交一份至国家留学基金委进行备案。

交验时,可以面交,也可邮寄至国家留学基金委法律与项目部(信封请注明“协议书”字样):

收 件 人:法律与项目部

邮寄地址:北京市车公庄大街9A313

    编:100044

    话:010-6609356166093563

留学人员可登录国家公派留学管理信息平台查看协议书审核状态。在办理签约公证、交验《资助出国留学协议书》过程中,如有不明之处,可与国家留学基金委法律与项目部联系。

详见:http://www.csc.edu.cn/chuguo/s/53

(九)预定机票

获得签证、交验《资助出国留学协议书》及交存保证金后,可通过教育部留学服务中心订购机票,详见:(教育部留学服务中心)http://www.cscse.edu.cn/publish/portal0/tab79/info3914.htm

(十)联合培博士/硕士研究生出国申请手续相关要求

联合培博士/硕士研究生出国前10个工作日内向博尔曼娱乐提交《哈尔滨工业大学研究生出国(境)申请表》,用于办理学籍异动手续,留学期间不能同时享受国家留学基金资助和学校各类助学金,如博士/硕士津贴等。下载地址:/2016/0712/c3436a163802/page.htm

提交地点:明德楼一楼,师生服务中心博尔曼娱乐窗口

注意事项:计划假期期间出国的联合培养,可在放假前或开学初提交《申请表》,不需在假期内提交。

(十一)攻读博士/硕士学位、从事博士后研究学生的档案及户籍

国攻读博士/硕士学位从事博士后研究学生的档案及户籍由学校在国家规定的留学期限内进行保存。

若学生不需由学校保存档案及户籍,须自行到院(系)及花园派出所办理相关提取及迁转手续。档案及户籍一旦迁出,不允许再迁回学校。

如需办理户口迁移及调转档案事宜,可到博尔曼娱乐327办公室开具相关同意办理调转档案及户口迁移的证明。

办理档案调转手续:需咨询所在院(系)本科生辅导员或研究生协理员具体办理要求。

办理户口迁移手续:需先联系计划落户派出所办理《准迁证》,持《准迁证》、身份证等到花园街派出所办理户口迁移手续,地址:复华街8号(入口在复华四道街),咨询电话:86213012

(十二)办理生活费、报到证等领取手续

出国前1-2个工作日,留学人员须到留学服务机构办理领取生活费、报到证、护照/签证(仅限通过留学服务机构办理签证人员)等手续。

注意事项:在(北京)教育部留学服务中心办理派出手续的学生,可通过EMS邮寄方式办理在线发放奖学金、报销签证费及领取报到证和相关材料详见:

http://www.cscse.edu.cn/publish/portal0/tab79/info3913.htm

http://www.cscse.edu.cn/publish/portal0/tab79/info14881.htm

(十三)国外报到

按照《出国留学人员须知》规定,留学人员自抵达留学所在国后十日内凭《报到证》向中国驻留学所在国使(领)馆办理报到手续,详见:

http://www.cscse.edu.cn/publish/portal0/tab79/info3912.htm


三、出国前需向博尔曼娱乐提交的材料

材料提交地点:明德楼一楼,师生服务中心博尔曼娱乐窗口

需提交的材料:

1.攻读博士/硕士学位研究生、博士后

经公证的《资助出国留学协议书》1

2.联合培养博士/硕士研究生

a. 经公证的《资助出国留学协议书》1

b. 《哈尔滨工业大学研究生出国(境)申请表》,下载地址:

/2016/0712/c3436a163802/page.htm


四、放弃公派留学资格注意事项

若学生因特殊原因放弃本次公派留学资格,需至少在留学资格有效期到期前半个月向博尔曼娱乐提供如下材料:

1.(申请人)放弃公派留学资格申请书

需包含以下内容:

1)申请人基本信息:姓名、性别、出生日期。

2)公派派出基本信息:派出学号、留学身份、留学国别、留学单位、派出期限及资助期限。

3)放弃公派的详细原因。

4)申请人本人签字。

2.国内导师同意放弃公派留学资格意见书——仅联合培养学生提交

意见书需导师本人签字(盖章无效)。

3.所在院(系)同意放弃公派留学资格意见书——仅联合培养学生提交

意见书需主管领导意见及领导签字(盖章无效),并加盖院系公章。

4.国外导师意见书

意见书需用国外院校的专用信纸撰写,并由导师本人签字。

5.公派留学录取材料及办理派出手续材料

1)《国家留学基金资助出国留学资格证书》(原件,1份)

2)《资助证明》(原件,2份)

3)《资助出国留学协议书》(原件,6份)

若《资助出国留学协议书》已公证,则返回公证件。

4)《国家建设高水平大学公派研究生项目录取通知书》(复印件,1份)

5)在博尔曼娱乐办理的《(派出)在读证明》、《差额资助证明》、《预计毕业证明》原件

若未在博尔曼娱乐办理上述材料,则不需交回。

6)其它辅助性材料

如拒签证明、其它学校全额奖学金证明、医生诊断书复印件等。

注意事项:

按照留学基金委要求,材料1-4不能提交表格形式的,请相关人员在准备材料时按照段落式的形式撰写相关材料。


五、办理改派等手续

部分同学因签证、外方导师等原因需办理改派、调整留学期限、调整留学资格有效期等手续,具体要求详见《公派研究生办理异动手续基本要求》:

/2016/0614/c3435a162570/page.htm


六、院(系)应承担的工作

1.各院(系)教学秘书老师应协助学生做好派出手续办理工作。

2.各院(系)辅导员及协理员应做好出国攻读博士/硕士学位、从事博士后研究学生的档案保存工作。